Việc xử lý danh sách với họ và tên thường xuyên đặt ra những thách thức không nhỏ. Bạn có bao giờ cảm thấy đau đầu khi phải chia tách thông tin này thành các cột riêng biệt trong Excel? Đặc biệt, khi danh sách có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn dòng, công việc này có thể trở nên cực kỳ tốn thời gian và dễ gây nhầm lẫn. Bài viết này của Fasetto sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp đơn giản và hiệu quả để tách họ và tên thành các cột riêng biệt trong Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong công việc quản lý dữ liệu.
Tại sao tôi nên đọc bài viết này?
- Hướng dẫn 3 phương pháp tách họ và tên.
- Quy trình thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
- Thực hiện trực tiếp trong Excel mà không cần phần mềm hỗ trợ.
Tách họ và tên bằng Find and Replace
Find and Replace là một công cụ vô cùng hữu ích trong Excel, đặc biệt khi bạn cần tách nhanh chóng cột họ và tên thành các cột riêng biệt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn thực hiện:
Hướng dẫn nhanh
- Đầu tiên, bạn chọn toàn bộ cột “Họ và tên”, sau đó nhấn Ctrl + C để sao chép. Tiếp theo, bạn chọn cột “Tên” và nhấn Ctrl + V để dán toàn bộ dữ liệu vào cột này.
- Tiếp theo, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại “Find and Replace”.
- Trong hộp thoại “Find what“, bạn nhập * (dấu sao và một dấu cách). Dấu sao này đại diện cho tất cả các ký tự trước tên. Sau đó, nhấn “Replace All” để xóa phần Họ, chỉ giữ lại tên trong cột.
- Chuyển sang cột “Họ và tên lót“, tại ô đầu tiên, bạn nhập công thức để tách phần họ và tên lót. Công thức tùy thuộc vào định dạng dữ liệu của bạn, ví dụ: =LEFT(A1,FIND(” “,A1)) để lấy phần Họ và tên lót từ cột Họ và tên.
- Bạn chọn ô có chứa công thức, rồi kéo xuống để áp dụng cho các ô còn lại trong cột, giúp nhanh chóng điền thông tin cho toàn bộ bảng dữ liệu.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Sao chép và dán cột Họ và tên sang cột Tên.
Sao chép và dán
Bước 2: Bôi đen toàn bộ phần họ và tên trong cột Tên và nhấn tổ hợp Ctrl + H để mở Find and Replace.
Bôi đen cột Tên và nhấn Ctrl + H
Bước 3: Nhập * (dấu sao và phím cách) vào ô Find what.
Nhập * (dấu sao và phím cách)
Bước 4: Nhấn chọn Replace all và kéo công thức xuống các ô còn lại.
Nhấn Replace all
Bước 5: Tại cột Họ và tên lót ô C3, bạn nhập công thức sau: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)).
Nhập công thức
Bước 6: Kéo công thức xuống các ô còn lại
Họ và tên sau khi tách
Khám phá ngay những phần mềm chính hãng chất lượng tại Thế Giới Di Động:
III. Tách Họ và Tên bằng cách kết hợp nhiều hàm
1. Hướng dẫn nhanh
Nhập công thức vào cột Tên > Nhấn Enter > Nhập công thức vào cột Họ và tên lót > Kéo công thức xuống các ô còn lại.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Tại cột Tên ô C3, bạn nhập công thức sau: =RIGHT(A3;LEN(A3)-FIND(“@”;SUBSTITUTE(A3;” “;”@”;LEN(A3)-LEN(SUBSTITUTE(A3;” “;””))))) và nhấn Enter.
Nhập công thức
Bước 2: Kéo công thức xuống các ô còn lại của cột Tên.
Kéo công thức xuống các ô còn lại
Bước 3: Nhập vào ô B3 công thức: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)).
Nhập công thức vào ô B3 để tách Họ và tên lót
Bước 4: Kéo công thức xuống các ô còn lại trong cột.
Họ và tên sau khi được tách
Lưu ý: Nếu bạn lo lắng về việc nhập sai công thức, bạn có thể sao chép công thức trên và chỉ cần thay thế vị trí ô cho phù hợp là được nhé.
IV. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to Columns
1. Hướng dẫn nhanh
Bôi đen phần Họ và tên > Chọn Data > Text to columns > Chọn ô Delimited rồi nhấn Next> Chọn Space và nhấn Next > Finish.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Bôi đen cột Họ và tên sau đó chọn Data.
Bôi đen Họ và tên sau đó chọn Data
Bước 2: Chọn Text to Columns.
Chọn Text to columns
Bước 3: Chọn ô Delimited rồi nhấn Next.
Chọn Delimited và nhấn Next
Bước 4: Chọn Space và nhấn Next.
Chọn Space và nhấn Next
Bước 5: Chọn Text, phần Destination là ô sẽ chứa thông tin sau khi tách ra, ở đây mình chọn ô B3, tức là cột Họ muốn tách ra, rồi nhấn Finish.
Chọn text và nhấn Finish
Sau khi tách, bạn sẽ nhận được bảng như sau:
Sau khi tách Họ và tên bằng Text to columns
Hy vọng rằng các phương pháp được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng xử lý và quản lý dữ liệu của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm sự trợ giúp, đừng ngần ngại liên hệ với Fasetto. Chúc bạn thành công và cảm ơn đã theo dõi!
