Trên Excel, việc xử lý và phân tích dữ liệu ngày tháng thường gặp phải nhiều thách thức, đặc biệt là khi cần tính toán số ngày giữa các mốc thời gian hoặc trích xuất ngày từ một ngày cụ thể. Hai hàm hữu ích để giải quyết vấn đề này là DAY và DAYS. Trong bài viết này, Fasetto sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các hàm này, đồng thời cung cấp các ví dụ dễ hiểu để giúp bạn nắm vững cách áp dụng chúng trong các tình huống thực tế.
Tìm hiểu về hàm DAY trong Excel
Hàm DAY là gì?
Hàm DAY trong Excel là một hàm đơn giản nhưng vô cùng hữu ích, thuộc nhóm hàm về ngày tháng. Chức năng chính của hàm này là trích xuất ngày (ngày trong tháng) từ một ngày đã cho, biểu diễn dưới dạng một số nguyên từ 1 đến 31.
Cú pháp: =DAY(serial_number)
serial_number: Là một giá trị ngày, tháng, năm mà bạn muốn lấy ra phần ngày. Giá trị này có thể được nhập trực tiếp hoặc tham chiếu đến một ô chứa ngày.
Ứng dụng của hàm DAY trong Excel
Hàm DAY có nhiều ứng dụng thực tế trong việc làm việc với dữ liệu ngày tháng, đặc biệt trong các báo cáo, phân tích dữ liệu. Dưới đây là một số ví dụ điển hình:
- Tách ngày ra khỏi một ngày: Giả sử bạn có cột chứa ngày sinh dưới dạng “2023-11-25”. Để chỉ lấy phần ngày (25), bạn sử dụng công thức: =DAY(A2) (giả sử ngày sinh nằm ở ô A2).
- Phân loại dữ liệu theo ngày: Bạn có thể kết hợp hàm DAY với các hàm khác như IF để phân loại dữ liệu dựa trên ngày. Ví dụ: để kiểm tra xem một giao dịch có xảy ra vào ngày 15 của tháng hay không, bạn dùng công thức: =IF(DAY(A2)=15,”Ngày 15″,”Không phải ngày 15″)
- Tính toán số ngày trong một khoảng thời gian: Kết hợp hàm DAY với các hàm khác như MONTH và YEAR, bạn có thể tính toán số ngày giữa hai ngày, hoặc số ngày trong một tháng cụ thể.
- Tạo các báo cáo định kỳ: Hàm DAY giúp bạn tự động hóa việc tạo các báo cáo định kỳ dựa trên ngày. Ví dụ: bạn có thể tạo một báo cáo hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng quý bằng cách sử dụng hàm DAY để kiểm tra xem ngày hôm nay là ngày nào trong tháng hoặc quý.
Cách sử dụng hàm DAY trong Excel
Cú pháp hàm
Fasetto.link sẽ nhắc lại cú pháp bảng tính Excel, bạn nhập hàm =DAY( Serial_number) vào ô bạn muốn hiển thị kết quả. Trong đó: Serial_number là giá trị ngày, tháng, năm mà bạn muốn lấy ra ngày cụ thể.
Ví dụ: Ngày sinh -> Ngày trong tháng
2023-11-25 -> =DAY(A2)
1990-04-12 -> =DAY(A3)
Cách sử dụng
Ví dụ 1: Sử dụng hàm DAY để trích xuất ngày.
Bước 1: Trong bảng tính Excel, bạn nhập hàm =DAY(B3) vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả, ví dụ ô C3.
Nhập hàm =DAY(B3) vào ô bảng tính.
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Ví dụ 2: Sử dụng hàm DAY kết hợp với hàm DATEDIF.
Bước 1: Trong bảng tính Excel, bạn nhập hàm =DATEDIF(B3,C3,”D”) vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả, ví dụ ô C7.
Trong đó:
- B3: Là thời gian bắt đầu.
- C3: Là thời gian kết thúc.
- “D”: Là kí hiệu để lấy ra số ngày từ giá trị ngày tháng năm.
Nhập hàm =DATEDIF(B3,C3,
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Cách sử dụng hàm DAYS trong Excel
Cú pháp hàm
Cú pháp hàm DAYS trong Excel là: DAYS(end_date, start_date)
Trong đó:
- end_date: Là ngày kết thúc để tính số ngày.
- start_date: Là ngày bắt đầu để tính số ngày.
Cách sử dụng
Ví dụ 1: Tính số ngày giữa ngày kết thúc (15/06/2021) và ngày bắt đầu (30/04/2021) bằng cách nhập trực tiếp ngày tháng vào hàm DAYS.
Bước 1: Trong bảng tính Excel, bạn nhập hàm =DAYS(“6/15/21″,”4/30/21”) vào ô bạn muốn hiển thị kết quả.
Nhập hàm =DAYS(
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Ví dụ 2: Sử dụng hàm DAYS với ô chứa ngày tháng có sẵn.
Bước 1: Trong bảng tính Excel, bạn nhập hàm =DAYS(C3,B3) vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả.
Nhập hàm =DAYS(C3,B3) vào ô bảng tính.
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm DAY và DAYS trong Excel
Khi làm việc với các hàm liên quan đến ngày tháng như DAY và DAYS trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Hai lỗi thường gặp nhất là #NAME! và #VALUE!. Dưới đây là giải thích chi tiết về nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi này:
Lỗi #NAME!
Nguyên nhân:
- Tên hàm nhập sai: Bạn có thể đã nhập sai tên hàm, thiếu chữ cái hoặc viết sai chính tả.
- Tham số không hợp lệ: Tham số truyền vào hàm không phải là kiểu dữ liệu ngày hoặc có định dạng không đúng.
- Tham chiếu ô sai: Ô bạn tham chiếu đến không chứa dữ liệu ngày tháng hoặc chứa dữ liệu dạng văn bản thay vì số.
Lỗi #NAME.
Cách khắc phục:
- Đảm bảo bạn đã nhập đúng tên hàm và các dấu ngoặc.
- Đảm bảo ô chứa dữ liệu ngày tháng được định dạng đúng là “Ngày”. Bạn có thể làm điều này bằng cách chọn ô, sau đó vào thẻ “Home” và chọn định dạng “Ngày”.
- Hãy chắc chắn rằng các ô bạn tham chiếu đến chứa dữ liệu ngày tháng hợp lệ.
Lỗi #VALUE!
Nguyên nhân:
- Dữ liệu đầu vào không phải là ngày: Các ô được truyền vào hàm không chứa dữ liệu ngày tháng hoặc chứa dữ liệu dạng văn bản không thể chuyển đổi thành ngày.
- Lỗi trong cấu trúc hàm: Có thể có lỗi trong cách bạn xây dựng công thức, chẳng hạn như thiếu dấu ngoặc hoặc sử dụng toán tử không hợp lệ.
- Sự khác biệt về cài đặt khu vực: Cài đặt khu vực của bạn có thể khác với định dạng ngày tháng được sử dụng trong dữ liệu.
Lỗi khi nhập sai hàm.
Cách khắc phục:
- Đảm bảo dữ liệu ngày tháng được nhập vào đúng định dạng mà Excel hiểu được. Ví dụ: dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, yyyy-mm-dd.
- Nếu dữ liệu ngày tháng của bạn được lưu trữ dưới dạng văn bản, bạn có thể sử dụng hàm DATE để chuyển đổi chúng thành định dạng ngày. Ví dụ: =DATE(YEAR(A2),MONTH(A2),DAY(A2)
- Đảm bảo cài đặt khu vực của bạn đã được thiết lập đúng để khớp với định dạng ngày tháng của dữ liệu.
- Để kiểm tra xem một giá trị có phải là số hay không, bạn có thể sử dụng hàm ISNUMBER. Nếu kết quả trả về FALSE, nghĩa là giá trị đó không phải là số và có thể gây ra lỗi #VALUE!.
Ví dụ: Giả sử bạn có dữ liệu ngày sinh ở cột A và muốn tính số ngày từ ngày sinh đến ngày hôm nay. Công thức sẽ là: =TODAY()-A2
Nếu xuất hiện lỗi #VALUE!, hãy kiểm tra:
- Ô A2 có chứa dữ liệu ngày hợp lệ không?
- Định dạng của ô A2 có phải là “Ngày” không?
- Có lỗi trong công thức không?
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm DAY và DAYS trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với Fasetto. Chúc bạn thành công trong việc tối ưu hóa công việc với Excel!
