Trong quá trình làm việc với Word, chắc hẳn bạn đã gặp phải tình trạng xuất hiện các trang trắng gây khó chịu và làm mất thẩm mỹ tài liệu của mình. Đừng lo, Fasetto sẽ hướng dẫn bạn 3 cách đơn giản và hiệu quả để xóa trang trắng trong các phiên bản Word từ 2003, 2007, 2010, 2013 đến 2016. Với những mẹo nhỏ này, bạn có thể tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và tạo ra những tài liệu chuyên nghiệp hơn.
Tại sao không nên để trang trắng (trang trống)
Việc xuất hiện các trang trắng trong tài liệu Word có thể gây ra nhiều bất tiện và ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ của văn bản. Dưới đây là một số lý do chính tại sao bạn nên hạn chế tối đa việc để trang trắng trong Word:
- Ảnh hưởng đến quá trình soạn thảo: Các trang trắng làm cho việc di chuyển con trỏ và tìm kiếm thông tin trong tài liệu trở nên khó khăn hơn, gây gián đoạn quá trình làm việc.
- Giảm tính thẩm mỹ: Khi in tài liệu, các trang trắng thừa sẽ làm tăng chi phí giấy in và khiến tài liệu trông không chuyên nghiệp.
- Gây khó khăn trong việc đánh số trang: Việc xuất hiện các trang trắng có thể làm rối loạn hệ thống đánh số trang tự động của Word, dẫn đến việc số trang không được hiển thị chính xác.
- Tạo ấn tượng không tốt: Một tài liệu có nhiều trang trắng sẽ tạo cảm giác tài liệu đó chưa được hoàn thiện hoặc không được đầu tư kỹ lưỡng.
#1 Cách xóa trang trắng trong Word
Bạn chú ý nút Paragraph nằm trên thanh công cụ ở mục Home, có biểu tượng giống như chữ P bị lật ngược. Để kích hoạt tính năng Paragraph, bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau
- Cách 1: Nhấn trực tiếp vào biểu tượng đó.
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 (trên Windows) hoặc Command (Cmd) + 8 (trên macOS).
Nút Paragraph
Cách xóa trang trắng do nhấn Enter/Return nhiều lần
Bạn di chuyển chuột đến cuối trang văn bản, sau đó nhấn biểu tượng Paragraph ở mục Home trên thanh công cụ để hiện các ký tự ngắt đoạn > Bôi đen những ký tự trên trang trắng > Nhấn phím Delete hoặc Backspace.
Bôi đen rồi nhấn Delete
Cách xóa trang trắng do Page Break hoặc Section Break (Next Page)
Để xóa trang trắng này, bạn nhấn vào biểu tượng Paragraph để hiển thị các thông báo Page Break hoặc Section Break > Đặt con trỏ chuột vào trước ký tự Page Break hoặc Section Break > Nhấn phím Delete để xóa trang trắng.
Đặt con trỏ chuột trước Section Break và bấm Delete
Cách xóa trang trắng do khoảng trắng trong bảng
Cách 1: Thu nhỏ khoảng trắng đó lại
Bước 1: Kích hoạt Paragraph bằng nút hoặc tổ hợp phím > Bôi đen phần khoảng trắng có ký tự của Paragraph (chữ P lộn ngược).
Bôi đen khoảng trắng
Bước 2: Chọn cỡ chữ là 1.
Cách 2: Ẩn đoạn trắng đó đi
Bước 1: Kích hoạt Paragraph bằng nút hoặc tổ hợp phím > Bôi đen phần khoảng trắng có chứa ký tự của Paragraph (chữ P lộn ngược).
Cửa sổ Font
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+D (cửa sổ dưới hình) > Chọn Hidden > Nhấn OK.
#2 Cách xóa trang trắng trong Word thông thường
Sử dụng nút Backspace/Delete.
Bạn chỉ cần di chuyển đến cuối trang, sau đó nhấn Backspace/Delete.
Sử dụng kết hợp nút Shift
Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở trang cuối.
Bước 2: Nhấn 2 lần chuột trái liên tiếp ở khoảng trắng ở trang dưới > Nhấn giữ nút Shift và kéo chuột lên trên > Nhấn 2 lần chuột trái liên tiếp ở khoảng trắng ở trang trên.
Nhấn giữ nút Shift để bôi đen
Bước 3: Khi thấy 2 khoảng trắng được tô xanh, bạn nhấn Delete.
#3 Xuất file PDF
Bước 1: Nhấn File (ở góc trên cùng bên trái màn hình) > Chọn Save As.
Chọn Save As
Bước 2: Tại mục Save as type, chọn PDF.
Mục PDF
Bước 3: Nhấn chọn mục Options trong Save As > Chọn Page(s) từ 1 đến số trang mong muốn > Nhấn OK.
Ví dụ: Nếu file Word có 5 trang và trang cuối là trang trống, bạn sẽ chọn từ 1 đến 4.
Đặt số trang như mong muốn
Hy vọng với 3 cách xóa trang trắng trên, bạn sẽ giải quyết được vấn đề dễ dàng hơn và hoàn thiện tài liệu một cách mượt mà. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, Fasetto chúc bạn thành công và tiếp tục tận hưởng công việc của mình!
