Bạn đang gặp khó khăn với những tệp Excel có dung lượng quá lớn, gây chậm trễ khi làm việc và khó khăn trong việc chia sẻ? Bài viết “Cách giảm dung lượng tệp Excel nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả” của Fasetto sẽ hướng dẫn bạn những mẹo đơn giản nhưng hữu ích để tối ưu hóa tệp Excel, giúp công việc trở nên trơn tru hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu. Hãy khám phá ngay để nâng cao hiệu suất làm việc của bạn!
Tại sao nên giảm dung lượng file Excel?
Việc giảm dung lượng file Excel mang lại nhiều lợi ích đáng kể, cả về hiệu suất làm việc lẫn việc chia sẻ dữ liệu. Dưới đây là một số lợi ích chính:
Tăng tốc độ xử lý file
- Mở file nhanh hơn: File nhẹ hơn sẽ được mở nhanh chóng hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc.
- Tính toán mượt mà hơn: Các công thức và tính toán phức tạp sẽ được xử lý nhanh hơn, tăng hiệu suất làm việc.
- Trải nghiệm người dùng tốt hơn: Việc làm việc với file Excel trở nên mượt mà hơn, không bị giật lag.
Dễ dàng chia sẻ và lưu trữ
- Gửi email nhanh chóng: File nhỏ hơn sẽ được gửi qua email nhanh hơn, không bị lỗi khi gửi hoặc nhận.
- Lưu trữ tiết kiệm: Bạn có thể lưu trữ nhiều file Excel hơn trên các thiết bị lưu trữ hạn chế.
- Tương thích với nhiều nền tảng: File nhẹ hơn có thể tương thích tốt hơn với các thiết bị và phần mềm khác nhau.
Bảo mật dữ liệu tốt hơn
- Giảm rủi ro hỏng hóc: File nhỏ hơn ít bị lỗi hơn trong quá trình truyền tải hoặc lưu trữ.
- Dễ dàng sao lưu: Bạn có thể sao lưu file nhanh chóng và tiết kiệm không gian lưu trữ.
Tối ưu hóa tài nguyên hệ thống
- Giảm tiêu thụ RAM: File nhẹ hơn sẽ không chiếm quá nhiều bộ nhớ RAM của máy tính.
- Kéo dài tuổi thọ thiết bị: Việc giảm tải cho máy tính giúp kéo dài tuổi thọ của các thiết bị phần cứng.
Xóa định dạng có điều kiện
Mở file Excel, chọn ô đã được định dạng > Chọn Home > Chọn Conditional formatting > Chọn Clear Rules.
- Để xóa định dạng của một ô, chọn Clear from Selected Cells.
- Để xóa định dạng khỏi tất cả các ô, chọn Clear Rules from Entire Sheet.
Xóa định dạng có điều kiện
Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Mở file Excel, chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống > Nhấn chuột phải vào vùng đã chọn và chọn Delete để xóa các vùng không sử dụng nhằm giảm dung lượng file.
Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Xoá DATA LINKS
Bước 1: Mở file Excel, chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.
Chọn Break Link.
Bước 2: Sau đó chọn Break Links để xác nhận xóa.
Xoá DATA LINKS
Nén ảnh trong Excel
Bước 1: Mở file Excel, chọn hình ảnh cần nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.
Nén ảnh trong Excel
Bước 2: Bỏ tích mục Apply only to this picture > Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing > Nhấn OK để hoàn tất.
Nén ảnh trong Excel
Xóa watch
Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Watch Window > Nhấn Delete Watch để hoàn tất.
Xóa watch trên Excel
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 1: Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Name Manager.
Formulas
Xóa bỏ các named range không cần thiết trong file Excel
Bước 2: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete trên bàn phím.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Xóa bỏ các named range không cần thiết trong file Excel
Bước 3: Nhấn OK để xác nhận xóa các named range.
Nhấn OK
EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
Hướng dẫn nhanh
Mở file Excel, chọn File > Chọn Save as > Chọn Browse > Chọn Excel Binary Workbook trong mục Save as type > Nhấn Save để lưu lại.
Hướng dẫn chi tiết
Tham khảo
Bước 1: Mở file Excel, chọn File.
Mở file Excel, chọn File
Bước 2: Chọn Save as > Chọn Browse.
Chọn Browse
Bước 3: Chọn Excel Binary Workbook trong mục Save as type > Nhấn Save để lưu lại.
Nhấn Save
Bạn có thể kiểm tra dung lượng của hai file Excel trước và sau khi chuyển đổi, sẽ thấy sự giảm đáng kể.
EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
Hy vọng những gợi ý trên đã giúp bạn dễ dàng giảm dung lượng tệp Excel một cách hiệu quả. Nếu bạn có thêm mẹo nào hữu ích, đừng ngần ngại chia sẻ với Fasetto! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn thành công trong công việc và hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo.
